Статьи

ТОП-15 правил успішної наради

Зустрічі є необхідною частиною ведення бізнесу. Під час нарад у процесі колективного мозкового штурму народжуються геніальні ідеї, будуються грандіозні плани, робляться важливі висновки. Як не крути, це – невід’ємна частина офісного життя.

Однак мало хто є фанатом нарад. 100% кожен з нас може згадати принаймні одну робочу зустріч, з якої хотілося вирватися і закричати. Наради часто розглядаються як непотрібна витрата часу, що знижує продуктивність. Хоча це може бути зовсім не так, якщо дотримуватися певних правил для проведення дійсно ефективних зборів.

hh.ua | grc рекомендує дотримуватися такої стратегії в проведенні нарад, щоб зробити їх максимально безболісними для вашої команди й ефективними для компанії:

  1. Переконайтеся, що вам дійсно потрібна зустріч, перш ніж планувати її. Можливо, питання може бути вирішене за 10 хвилин по телефону або по електронній пошті?
  2. У кожній зустрічі має бути мета: вам потрібно або прийняти рішення, або виконати низку дій разом (згаданий вище мозковий штурм). Корпоративні новини, оповіщення про зміни в графіку роботи, призначення, зміну ключів доступу або паролів майже завжди можна розіслати по електронній пошті.
  3. Не відводьте на нараду часу більше, ніж вам реально потрібно. Більшість зустрічей у компаніях планують на повну годину, тоді як вони можуть займати 20, 30 або 45 хвилин – максимум.
  4. Почніть вчасно. Не чекайте тих, хто запізнюється, – це тільки заохочує їх.
  5. Після привітання додайте: «Я знаю, що у всіх нас є багато справ, тому давайте спробуємо вкластися в 30 хвилин». Це дасть зрозуміти колегам, що ви хочете провести ефективну зустріч і налаштує їх на активність з перших хвилин зборів.
  6. Запрошуйте тільки тих людей, які обов’язково мають бути присутніми. Відвідуваність має бути обмежена числом учасників і повноваженнями щодо ухвалення рішень. Це означає, що в зборах можуть брати участь тільки ті, хто може зробити цінний внесок і ухвалити дієві рішення.
  7. Призначте організатора зустрічі, щоб усі дотримувалися правил. Роль цієї людини полягає в забезпеченні того, аби збори проходили вчасно, охоплювали порядок денний і дотримувалися основних правил зустрічі.
  8. Після того, як дата і місце зустрічі будуть встановлені, потурбуйтеся, щоб запрошення на зустріч було відправлено вчасно (чи то особисто, чи то онлайн). Найкраще за 2-3 дні. У крайньому разі – за добу. Це забезпечить раннє інформування та максимальну присутність необхідних учасників.
  9. Повідомлення про нараду має нести вичерпну інформацію про дату, час, місце і мету зустрічі. Якщо ви проводите збори за допомогою інструмента віртуальної зустрічі, не забудьте дати посилання в запрошення, щоб учасники могли приєднатися вчасно (зареєструватися заздалегідь), не витрачаючи час на спроби підключення. Також переконайтеся, щоб мета зустрічі була всім зрозуміла. Це спонукає учасників заздалегідь розглянути необхідні питання і підготуватися.
  10. Якщо ви хочете, щоб люди прочитали/ознайомилися з чимось заздалегідь, відправка цієї інформації не має бути пізніше, ніж за три години до початку, а ще краще – напередодні зустрічі. Відправляти щось за 20 хвилин до старту – марно. А роздаткові матеріали на початку зборів і зовсім заберуть цінний час і постійно відволікатимуть учасників зустрічі.
  11. Не перевіряйте свій особистий телефон або електронну пошту під час зустрічі. Ініціатор зустрічі – приклад. Своєю поведінкою він показує ставлення до зборів та порядку денного.
  12. Попросіть усіх учасників говорити повільно і чітко, особливо якщо ви зустрічаєтеся онлайн. Відеоконференції вимагають пауз, оскільки затримка більшості систем у спілкуванні становить дві-три секунди.
  13. Обмежте час обговорення кожного пункту, аби досягти кінця вчасно. Якщо деякі пункти більш важливі, ніж інші, нехай вони будуть розглянуті перш за все.
  14. Призначте учасника, який буде робити нотатки і ділитися ними після зборів. Роль цієї людини полягає в забезпеченні того, щоби всі обговорення, практичні питання і загальні висновки були зафіксовані і доведені до відома всіх учасників після наради.
  15. Коли збори добігають кінця, попросіть учасників назвати елементи дій, за які вони несуть відповідальність. Таким чином, ви можете бути впевнені, що кожен розуміє, що і на коли робити. Також після зустрічі переконайтеся, що замітки про нараду поширені серед усіх учасників зборів. Наприклад, по електронній пошті можна розіслати короткий перелік пунктів, які потребують вирішення, та інформацію, хто з працівників несе відповідальність за кожен елемент. Сюди ж добре включити дедлайни.

І ще:

Ніколи не дозволяйте собі грубити, кричати або лаяти колег на загальних зборах. Це позначиться негативно на настрої колективу, і про ефективність зустрічі можна буде забути. Якщо у вас є якісь зауваження до роботи співробітника, проговоріть їх у кабінеті наодинці.

Вакансии дня

Комментарии